Anleitung

Erste Schritte

1. Anmelden

   Sie melden sich auf der Startseite mit E-Mail und Passwort an. Ein Konto erhalten Sie von Ihrem Steuerbüro oder vom Betreiber; eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Nach 30 Minuten ohne Eingabe werden Sie abgemeldet. Hat Ihr Steuerbüro Ihre Firma eingerichtet, kommt eine E-Mail mit einem Link, über den Sie Ihr Passwort festlegen.

2. Firmendaten prüfen

   Unter Unternehmen und Vorlagen stehen Name, Anschrift, E-Mail, Ansprechpartner, Telefon, USt-IdNr. oder Steuernummer und IBAN. Ohne vollständige Firmendaten lässt sich keine Rechnung ausstellen. Hat ein Steuerbüro Ihre Firma vorbereitet, begrüßt Sie die Übersicht mit der Bitte, die Angaben zu prüfen; „Alles klar“ schließt die Einrichtung ab.

3. Kunden anlegen

   Unter Kunden legen Sie Empfänger mit Anschrift und E-Mail an. Für Rechnungen an Behörden gehört die Leitweg-ID in das Feld „Käuferreferenz“. Kunden lassen sich auch direkt beim Schreiben einer Rechnung anlegen.

4. Leistungen sammeln

   Unter Leistungen steht Ihr Katalog. Neue Bezeichnungen aus Rechnungen kommen von selbst hinzu; im Editor übernehmen Sie eine Leistung über „Aus Katalog übernehmen“ – oder mehrere auf einmal über „Mehrere aus Katalog“.

Die Übersicht zeigt, was noch fehlt, die offenen und überfälligen Rechnungen, Kennzahlen für einen wählbaren Zeitraum und – mit Steuerbüro – den Stand Ihrer Buchhaltung.

Zwei Ansichten. Die vollständige Ansicht hat das Menü links. Die Kompaktansicht zeigt nur das Nötigste mit dem Menü oben: Übersicht, Rechnungen, Kunden, Leistungen, Offene Posten, Steuerbüro und Nachrichten. Gewechselt wird über „Kompaktansicht“ unten in der Seitenleiste bzw. „Vollständige Ansicht“ im Kontomenü; die Wahl gilt für die nächste Anmeldung. Eine Seite, die es kompakt nicht gibt, öffnen Sie mit einem Klick in der vollständigen Ansicht.

Immer aktuell. Die Anwendung gleicht sich alle paar Sekunden mit dem Server ab. Neue Nachrichten, Unterlagen oder geänderte Daten erscheinen ohne Neuladen; ändern sich Ihre Rolle, Ihr Paket oder die Einstellungen, lädt die Seite selbst neu. Schreiben Sie gerade etwas, erscheint stattdessen unten eine Leiste – Ihre Eingabe bleibt erhalten.

Rechnung schreiben

Rechnungen → Neue Rechnung. Eine Rechnung beginnt als Entwurf. Entwürfe haben noch keine Nummer, lassen sich beliebig ändern und unter Entwürfe wiederfinden oder löschen.

Empfänger

Kunde suchen und auswählen. Die Käuferreferenz wird vom Kunden übernommen und kann je Rechnung überschrieben werden; für die XRechnung ist sie Pflicht. Unter „Ansprechpartner beim Kunden“ wählen Sie eine Person des Kunden.

Daten

Rechnungsdatum, Fälligkeit sowie Beginn und Ende des Leistungszeitraums. Bei einer einmaligen Leistung tragen Sie zweimal denselben Tag ein.

Positionen

Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto, Rabatt in Prozent und Steuersatz. Die Summen rechnen sofort mit, mit Zwischensumme und Rabatt; verbindlich rechnet der Server mit denselben Regeln. Positionen lassen sich verschieben, duplizieren und entfernen.

Zahlung

Zahlungsbedingungen sind Pflicht. Skonto (Prozent und Frist) kommt vom Kunden und lässt sich je Rechnung ändern.

Vorschau

„Vorschau“ speichert den Entwurf und zeigt die Rechnung zur Kontrolle.

Ausstellen und Dateien

Mit Verbindlich ausstellen erhält die Rechnung die nächste Nummer ohne Lücke (zum Beispiel RE-2026-000001) und wird eingefroren. Danach lässt sich nichts mehr ändern – auch spätere Änderungen an Firmendaten oder am Kunden wirken nicht zurück. Korrigiert wird nur über eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur.

Zu jeder ausgestellten Rechnung entstehen drei Dateien, die Sie unter „Dateien“ herunterladen; „Drucken“ öffnet das PDF im Browser:

ZUGFeRD-PDF

Lesbares PDF mit eingebetteter XML – für Geschäftskunden, die Bild und Daten in einer Datei möchten.

XRechnung (XML)

Reine Daten für öffentliche Auftraggeber und Portale.

ZUGFeRD-XML

Die im PDF eingebettete XML als einzelne Datei.

Prüfung und Versand

Gleich nach dem Erzeugen werden die Dateien geprüft: XML-Schema, Pflichtangaben und Rechenregeln der EN 16931, die Regeln der XRechnung und die Einbettung im PDF. Das Ergebnis steht im Schritt „Validierung“. Erst mit bestandener Prüfung ist der Versand frei; schlägt sie fehl, bleibt er gesperrt.

1. E-Mail öffnen

   Im Schritt „Versand“ liegt ein vorbereiteter Entwurf. Öffnen Sie ihn mit „Bearbeiten und senden“.

2. Empfänger, Text und Anhänge prüfen

   Empfänger und Text sind aus Kunde und Vorlage vorbelegt. Wählen Sie, welche Dateien mitgehen; Dateien vom Kunden und Lieferscheine des Auftrags hängen Sie mit einem Häkchen an, eigene Anlagen laden Sie im selben Fenster hoch.

3. Speichern, bestätigen, senden

   Nach Änderungen zuerst speichern. Dann bestätigen Sie, dass alles geprüft ist, und senden. Gesendet wird genau der bestätigte Stand.

Gesendete E-Mails und zugeordnete Antworten stehen an der Rechnung und beim Kunden. Steht dort „Testmodus – nicht versendet“, wurde die Nachricht nur gespeichert: Der Empfänger hat nichts erhalten.

Zahlungen und offene Posten

Zahlungseingänge erfassen Sie an der Rechnung im Schritt „Zahlung“ oder unter Offene Posten mit Betrag, Tag und Referenz. Wer Mahngebühren oder Verzugszinsen mitbezahlt, tragen Sie diesen Teil getrennt ein – die Rechnung wirkt dann nicht überbezahlt. Aus den Eingängen ergibt sich der Stand: offen, teilbezahlt, bezahlt oder – nach dem Fälligkeitstag – überfällig.

Offene Posten listet alle ausgestellten, nicht vollständig bezahlten Rechnungen, auch die noch nicht fälligen. Zahlungseingänge zeigt alle Eingänge der Reihe nach.

Stornieren und korrigieren

Eine ausgestellte Rechnung wird nie geändert oder gelöscht.

Stornorechnung

Stimmt die Rechnung nicht, legen Sie an ihr einen Stornoentwurf an und stellen ihn aus. Die Stornorechnung hebt die Rechnung vollständig auf, bekommt eine eigene Nummer und eigene Dateien. Danach schreiben Sie die Rechnung neu. Beim Kunden führt „Gutschrift“ zum selben Ziel.

Rechnungskorrektur

Stimmt nur ein Teil, wählen Sie „Teilweise korrigieren“: Mengen einzelner Positionen verringern oder einen Betrag abziehen (etwa ein Nachlass wegen eines Mangels), mit Begründung. Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen, ihr offener Betrag sinkt.

Umsatzsteuer

19 % und 7 %

Wählen Sie den Satz je Position. Die Steuer wird je Steuersatz auf die Summe berechnet, nicht je Zeile.

Steuerfrei (0 %)

Wählen Sie an der Position „0 % frei“ und tragen Sie den Grund der Steuerbefreiung ein, etwa „Steuerfrei nach § 4 Nr. 21 UStG“. Ohne Grund lässt sich die Rechnung nicht speichern.

Kleinunternehmer

Unter Unternehmen und Vorlagen → Umsatzsteuer stellen Administratoren auf „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ um. Neue Rechnungen und Angebote weisen dann keine Umsatzsteuer aus und tragen den Hinweis von selbst. Statt der USt-IdNr. genügt die Steuernummer.

Nicht abgedeckt sind Reverse Charge, Kunden im Ausland und Fremdwährungen.

Angebote

1. Schreiben

   Angebote → Neues Angebot. Wie eine Rechnung, nur mit Angebotsdatum und „Gültig bis“ statt Leistungszeitraum und Fälligkeit.

2. Fertigstellen

   Dabei wird die Angebotsnummer vergeben (zum Beispiel AN-2026-0001) und das PDF steht bereit. Mit „Überarbeiten“ öffnen Sie das Angebot später wieder; die Nummer bleibt.

3. Senden

   „Per E-Mail senden“ zeigt Empfänger, Betreff und Text zum Prüfen und hängt das PDF an. Danach steht das Angebot auf „Gesendet“.

4. Entscheidung festhalten

   Markieren Sie das Angebot als angenommen oder abgelehnt.

5. Weiterführen

   „In Auftrag übernehmen“ macht daraus einen Auftrag; oder Sie übernehmen Kunde und Positionen direkt in einen Rechnungsentwurf.

Ein Angebot ist keine Rechnung und wird nicht als E-Rechnung erzeugt.

Aufträge, Lieferscheine, Abschlags- und Schlussrechnung

Unter Aufträge halten Sie eine Bestellung des Kunden fest – als Schritt zwischen Angebot und Rechnung. Die Nummer (zum Beispiel AU-2026-0001) entsteht beim ersten Speichern. Stände: Neu → Bestätigt → In Bearbeitung → Abgeschlossen, dazu Storniert. Solange ein Auftrag „Neu“ ist, ändern Sie ihn frei; mit der Bestätigung wird er eingefroren.

Auftragsbestätigung

PDF im Layout Ihrer Rechnungen, ohne Bankverbindung – herunterladen, drucken oder per E-Mail senden.

Lieferschein

Eigene Nummer, ohne Preise, mit Zeile für die Empfangsbestätigung. Teillieferungen sind möglich; mehr als bestellt lässt sich nicht liefern.

Rechnung aus dem Auftrag

„Rechnung erstellen“ legt einen Entwurf mit allen Positionen an.

Abschlagsrechnung

Ein Anteil in Prozent oder ein Betrag vom Auftragswert. Zusammen dürfen die Abschläge den Auftragswert nicht übersteigen.

Schlussrechnung

Die ganze Leistung, abzüglich der ausgestellten Abschlagsrechnungen – zu zahlen bleibt der Restbetrag. Danach gibt es keine weiteren Abschläge.

Der Auftrag zeigt jederzeit Auftragswert, Berechnetes, davon Bezahltes und noch Offenes.

Mahnungen

Mahnungen zeigt alle überfälligen, nicht bezahlten Rechnungen mit dem offenen Betrag, der letzten Mahnung und dem nächsten Schritt. Ist eine Stufe fällig, legen Sie das Schreiben mit einem Klick an, prüfen die E-Mail und senden sie mit dem Mahnschreiben als PDF. Über den Namen der letzten Mahnung öffnen Sie den Verlauf mit allen Schreiben.

Die Mahngebühr steht nur im Schreiben; sie wird nicht als Forderung gebucht. Stufen, Abstände, Gebühren und Texte stellen Administratoren unter „Mahnstufen und Texte“ ein – dort je Stufe auch die Ausführung: Von Hand, Automatisch anlegen (Sie prüfen und senden) oder Automatisch anlegen und senden. Die Automatik wirkt nur für Stufen, die nach dem Einschalten fällig werden; die nächste Stufe entsteht erst, wenn die vorige versendet ist. Ein Mindestbetrag lässt Kleinstbeträge außen vor; einzelne Kunden nehmen Sie auf der Kundenkarte mit „Keine automatischen Mahnungen“ aus. Unter „Automatische Mahnläufe“ sehen Sie, was jeder Lauf getan hat.

Serien – wiederkehrende Rechnungen

Öffnen Sie eine ausgestellte Rechnung und wählen Sie Als Serie anlegen. Kunde und Positionen werden übernommen; Sie bestimmen Intervall, nächsten Stichtag, Leistungszeitraum (im Voraus oder im Nachhinein), Zahlungsziel, ein Ende (Datum oder Anzahl der Rechnungen) und was am Stichtag geschieht:

Entwurf anlegen

Sie prüfen und stellen selbst aus.

Ausstellen

Die Rechnung wird mit Nummer und Dateien erzeugt.

Ausstellen und senden

Zusätzlich geht die E-Mail hinaus, sofern die Prüfung bestanden ist.

In Bezeichnung und Beschreibung der Positionen ersetzen die Platzhalter {period}, {month}, {quarter} und {year} den jeweiligen Zeitraum. Unter Serien pausieren, ändern oder löschen Sie eine Serie und führen sie bei Bedarf sofort aus. Kann eine Rechnung nicht ausgestellt werden, bleibt sie als Entwurf stehen und die Serie zeigt den Grund.

Kunden und Korrespondenz

Ein Klick auf den Kunden zeigt Stammdaten, Rechnungen, Aufträge, Zahlungen und die gesamte Korrespondenz: gesendete E-Mails, Antworten und weitere Nachrichten an seine Adressen – mit Suche, Datumsfilter und Sortierung. Änderungen am Kunden gelten für neue Rechnungen; ausgestellte behalten die damaligen Angaben.

Jeder Kunde hat eine Kategorie (Kunde, Interessent, Lieferant, Partner oder eigene), nach der Sie die Liste filtern. Unter „Weitere Ansprechpartner“ hinterlegen Sie Personen mit Funktion, E-Mail und Telefon. Dateien am Kunden – Verträge, Bestellungen, Schriftverkehr – versehen Sie mit Schlagwörtern und hängen sie beim Versand einer Rechnung mit einem Häkchen an.

Dokumente und Auswertungen

Dokumente ist die eine Liste aller Belege: Rechnungen, Storno- und Korrekturrechnungen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Mahnungen – mit Filter nach Art, Kunde und Zeitraum und Suche nach Nummer oder Kunde. Von dort öffnen, laden und senden Sie jedes Dokument.

Auswertungen zeigt Umsatz, Umsatzsteuer und Zahlungseingang je Monat; Stornorechnungen sind abgezogen.

E-Rechnung prüfen und lesen

Unter E-Rechnung prüfen laden Sie eine erhaltene XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF hoch. Sie sehen Fehler und Hinweise mit Regelkennung und darunter den Inhalt als lesbare Rechnung. Die Datei wird nicht gespeichert. Dieselbe Prüfung steht ohne Anmeldung unter /pruefen bereit. Es ist eine Teilprüfung und ersetzt nicht den KoSIT-Validator.

Export für die Buchhaltung

Administratoren und die Buchhaltung wählen unter Export einen Zeitraum und laden die ausgestellten Rechnungen und Stornorechnungen herunter:

DATEV – Buchungsstapel

Eine Buchung je Rechnung und Steuersatz, auf Wunsch mit Zahlungseingängen. Je Wirtschaftsjahr getrennt exportieren.

DATEV – Debitoren

Stammdaten der Kunden des Zeitraums.

DATEV XML

ZIP mit Rechnungsdaten und PDF je Beleg.

CSV

Allgemein, Lexware, sevdesk und Sage. Die Spalten ordnen Sie beim Import im jeweiligen Programm zu.

Für DATEV tragen Sie unten auf der Seite einmalig Beraternummer, Mandantennummer und Kontenrahmen ein. Arbeitet Ihr Steuerbüro mit Rechnungswerk, kann es diese Angaben für Sie setzen und Ihnen den Monat auch automatisch übergeben (siehe Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro).

Vorlagen, Layout und Nummernkreise

Rechnungsdesign

Unter Unternehmen und Vorlagen: Farbe, Schrift, Layout (Klassisch, Modern, Kompakt) und eine eigene Kopfzeile – mit Vorschau an einer Musterrechnung. Das Logo laden Sie als SVG hoch; es füllt die Breite des Logobereichs (klein, mittel oder groß). Dazu sichtbare Spalten im PDF, ihre Reihenfolge und Breite.

Textbausteine

Fester Schlusstext und bedingte Bausteine, die etwa nur auf Stornorechnungen oder nur bei steuerfreien Positionen erscheinen.

E-Mail-Vorlage

Betreff und Text der Rechnungs-E-Mail mit Platzhaltern wie {number} und {gross}.

Zusatzfelder

Eigene Spalten je Position, zum Beispiel Artikelnummer. Sie verändern keine Beträge.

Nummernkreise

Eine Tabelle für alle Belegarten – Rechnung, Abschlags-, Schluss- und Stornorechnung, Rechnungskorrektur, Angebot, Auftrag, Lieferschein – mit Präfix, „Nächste Nummer“ im laufenden Jahr (etwa nach dem Umstieg aus einem anderen Programm) und Vorschau. Jedes Jahr beginnt wieder bei 1.

Alle Einstellungen gelten für neu ausgestellte Dokumente; ausgestellte behalten ihr Aussehen.

E-Mail-Postfach und Posteingang

Unter E-Mail-Postfach legen Administratoren fest, worüber Rechnungen, Angebote und Mahnungen hinausgehen.

Systempostfach

Die Vorgabe, sofort einsatzbereit. Absender ist die Adresse des Systems mit Ihrem Firmennamen; Antworten Ihrer Kunden gehen an die E-Mail-Adresse aus Ihren Firmendaten.

Eigenes Postfach

Absenderadresse, SMTP-Server, Benutzername und Passwort eintragen – der Versand läuft dann über Ihr Postfach. Mit den IMAP-Angaben werden Antworten abgerufen und den Rechnungen zugeordnet; sie stehen unter Posteingang, an der Rechnung und beim Kunden.

„Verbindung prüfen“ meldet, ob die Anmeldung am Postfach klappt, ohne etwas zu senden. Passwörter werden verschlüsselt gespeichert und nicht wieder angezeigt.

Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro

Betreut ein Steuerbüro Ihre Firma mit Rechnungswerk, finden Sie alles unter Steuerbüro und Nachrichten. Welche Teile es gibt, hängt davon ab, was Ihr Steuerbüro nutzt. Senden dürfen alle Rollen außer „Nur Lesen“.

Unterlagen senden und erhalten

An das Steuerbüro senden

Mehrere Dateien auf einmal wählen oder hineinziehen, Kategorie (Belege, Kontoauszüge, Lohn …) und Monat angeben, senden. Auf dem Telefon nimmt Beleg fotografieren Fotos auf; mehrere Fotos gehen auf Wunsch als ein PDF.

Angefordert

Was Ihr Steuerbüro bei Ihnen anfordert – mit Frist. „Senden“ an der Anforderung legt die Datei gleich richtig ab. Überfällige sind rot markiert; Ihr Steuerbüro erinnert per E-Mail.

Gesendet

Ihre Dateien mit Stand: Neu, Abgeholt, Rückfrage, Erledigt. Auf eine Rückfrage antworten Sie mit Text oder einer neuen Fassung der Datei. Eigene Dateien löschen Sie, solange sie „Neu“ sind.

Vom Steuerbüro / Für alle Firmen

Auswertungen, Bescheide, Mitteilungen – manche mit der Bitte um „Bestätigen“. Unterlagen „nur für Administratoren“ (etwa Bilanz oder Löhne) sehen nur Administratoren.

Buchhaltung, Termine, Rückfragen

Buchhaltungsmonat

Die letzten sechs Monate mit Stand: Offen, Unterlagen vollständig, In Bearbeitung, Gebucht, Auswertung bereit. Mit Unterlagen vollständig melden Sie einen der letzten drei abgeschlossenen Monate; fehlt noch eine Anforderung, schreiben Sie dazu, was noch kommt. Zurücknehmen geht, bis das Steuerbüro den Stand ändert.

Nächste Termine

Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnsteuer-Anmeldung und eigene Termine Ihres Steuerbüros, verschoben auf den nächsten Arbeitstag. Administratoren abonnieren sie unter „Termine im Kalender abonnieren“ in Outlook, Apple- oder Google-Kalender.

Rückfragen

Fragen zu einzelnen Buchungen. Antworten Sie je Posten mit Text, einer schnellen Antwort (Privat, Beleg folgt, Bitte anrufen, Unbekannt) oder einem Beleg, dann „Antworten an das Steuerbüro senden“.

Monatsübergabe

Hat Ihr Steuerbüro sie eingerichtet, liegt jeden Monat ein Paket mit Buchungsstapel, Belegen und Zahlungen des Vormonats in Ihrem Ordner – ohne Ihr Zutun.

Freigaben und Rundschreiben

Freigaben

Jahresabschluss, Erklärungen, Verträge oder Vollmachten zur Freigabe durch die genannten Personen Ihrer Firma. „Dokument öffnen“, dann Freigeben (mit Anmerkung) oder Rückfrage. Gespeichert werden Name, Zeit, IP-Adresse und die Prüfsumme der Datei; das Freigabeprotokoll (PDF) liegt danach in Ihrem Ordner. Das ist eine einfache elektronische Bestätigung, keine qualifizierte Signatur.

Rundschreiben

Mitteilungen Ihres Steuerbüros an seine Firmen, mit Anhängen. Bittet es darum, bestätigen Sie mit „Gelesen bestätigen“.

Nachrichten

Unter Nachrichten schreiben Sie Ihrem Steuerbüro – mit Betreff und Dateien; Anhänge landen in Ihrem Ordner. Stände: Offen (Sie warten), Beantwortet, Erledigt. Antworten kommen je nach Einstellung auch per E-Mail; auf diese E-Mail können Sie direkt antworten. Ist Ihre Firma direkt beim Betreiber, erreichen Sie hier den Betreiber mit Fragen zu Rechnungswerk.

Unterlagen per E-Mail. Richtet Ihr Steuerbüro Ihnen eine Adresse ein, leiten Sie Belege einfach dorthin weiter; sie erscheinen als Nachricht, die Anhänge im Ordner. Angenommen werden nur E-Mails von Konten Ihrer Firma und von zugelassenen Absendern – weitere Adressen (etwa den Scanner) lassen Administratoren unter „Nachrichten“ zu.

Ansprechpartner und Vertretung. Oben auf der Seite „Steuerbüro“ stehen Ihre Ansprechpartner. Ist jemand abwesend, steht dort „abwesend bis …“ mit der Vertretung; schreiben Sie in dieser Zeit, bekommen Sie einmal eine automatische Antwort. Nennt Ihr Steuerbüro eine Antwortzeit, steht sie dabei.

Was Ihr Steuerbüro darf – und wer es sieht

Ihr Steuerbüro kann Ihren Arbeitsplatz öffnen, Konten Ihrer Firma anlegen, ändern und sperren und Einstellungen pflegen. Jede Änderung steht mit dem Stand vorher und nachher unter Verwaltung → Änderungen durch das Steuerbüro; ändert es Steuerart oder Nummernkreis, bekommen Administratoren eine Benachrichtigung.

Zugriff Ihres Steuerbüros. Unter Benutzer legen Administratoren fest, wer im Steuerbüro Ihre Firma sieht: alle Mitarbeitenden (Voreinstellung) oder nur ausgewählte Personen. Wer nicht ausgewählt ist, sieht Ihre Firma nirgends – auch ein schon geöffneter Arbeitsplatz wird sofort geschlossen. Im Notfall kann Ihr Steuerbüro oder der Betreiber die Einstellung mit Begründung ändern; Sie werden dann benachrichtigt.

Rollen und Benutzer

Weitere Kolleginnen und Kollegen legen Administratoren unter Benutzer an, vergeben die Rolle, setzen Passwörter neu und sperren Konten. Jede E-Mail-Adresse kann nur einer Firma angehören. Konten, die Ihr Steuerbüro angelegt hat, sind dort gekennzeichnet.

Buchhaltung für mehrere Firmen. Ein Konto mit der Rolle Buchhaltung kann weiteren Firmen zugeordnet sein – etwa ein Buchhaltungsbüro mit mehreren Kunden. Es wählt die Firma oben in der Seitenleiste unter Mandant; ein Hinweis zeigt, wo es gerade arbeitet. Administratoren sehen unter Benutzer → Externe Buchhaltung, wer Zugriff auf ihre Firma hat.

Passwort vergessen? Der Link unter der Anmeldung führt zu einer Seite, auf der Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben. Sie erhalten einen Link, der eine Stunde und nur einmal gilt.

Persönliche Einstellungen

Mein Profil

Unten in der Seitenleiste: Name, Funktion, Telefon, eine kurze Beschreibung und ein Profilbild; dort ändern Sie auch Ihr Passwort (mindestens 12 Zeichen).

Darstellung

Farbschema (hell, dunkel oder wie das Gerät), Dichte der Tabellen, Schriftgröße, hoher Kontrast, reduzierte Bewegung und Tastenkürzel. Administratoren legen unter Arbeitsplatz anpassen Farbe und Vorgaben der Firma fest. Rechnungen, PDF und E-Mails bleiben immer hell.

Menü

Unter Mein Profil → Menü anpassen: eigene Gruppen, Reihenfolge, eigene Namen, selten Genutztes unter „Mehr“. Administratoren können ein Menü für alle festlegen und sperren.

Startseite

Bis zu 12 Karten in 2 oder 3 Spalten: Kennzahlen, Listen mit Filter, Favoriten, Schnellzugriffe und eine Notiz – dazu die Seite nach der Anmeldung.

Favoriten

Der Stern ☆ bei Kunden und Leistungen; sie stehen in der Karte „Favoriten“ und oben in der Katalogauswahl.

Listen

Spalten wählen und ordnen, per Klick sortieren, Ansicht speichern (bis zu 10 je Liste). Listen merken sich Seite, Suche und Position, wenn Sie aus einem Dokument zurückkommen.

Befehlspalette

Strg + K (Mac: ⌘ + K): Seiten, Befehle, gespeicherte Ansichten und Suche. Einzeltasten außerhalb von Eingabefeldern: g + Buchstabe wechselt die Seite, n + Buchstabe legt neu an, / springt ins Suchfeld, ? zeigt alle Kürzel.

Benachrichtigungen

Die Glocke zeigt, was passiert ist – Zahlungen, Überfälliges, ablaufende Angebote, Versandfehler, Nachrichten und Unterlagen vom Steuerbüro, Freigaben, Rundschreiben, Buchhaltung und Termine. Unter Mein Profil → Benachrichtigungen wählen Sie je Ereignis: aus, nur im Arbeitsplatz, sofort per E-Mail oder in der täglichen Zusammenfassung.

E-Mail-Signatur

Die Vorlage der Firma oder eine eigene, mit Platzhaltern wie {name}, {funktion} und {telefon}.

Wissensdatenbank

Kurze Anleitungen mit Beispielbildern im Menü, durchsuchbar – nur zu dem, was Ihre Rolle und Ihr Paket enthalten.

Abonnement und Paket

Unter Abonnement sehen Administratoren, welche Module das Paket enthält (Angebote, Aufträge und Lieferscheine, Serien, Mahnwesen, Export, Schnittstelle, eigenes Postfach), wie viel belegt ist (Benutzer, Rechnungen im Monat, E-Mails am Tag, Speicher) und den Preis mit allen Rabatten. Ein Modul, das nicht im Paket ist, bleibt lesbar; Neues anlegen geht erst nach einer Erweiterung. Die Erweiterung fragen Sie dort an – Sie sehen sofort den neuen Preis; entschieden wird von Ihrem Steuerbüro oder vom Betreiber, das Ergebnis kommt per E-Mail.

Ein größeres Paket gilt sofort und wird anteilig berechnet; ein kleineres wird nicht erstattet, die Differenz steht als Guthaben. Neue Firmen beginnen meist mit einem Testzeitraum; eine Woche vor dessen Ende kommt eine E-Mail. Kündigen können Sie zum Ende des bezahlten Zeitraums oder sofort. Nach dem Vertragsende lesen Sie Ihre Daten noch 30 Tage und laden sie mit Alle Daten exportieren (ZIP) herunter.

Rechnungen für Ihr Abonnement finden Sie unter Abonnement → Rechnungen und Zahlungen als PDF und XRechnung, mit offenem Betrag und Bankverbindung – vom Betreiber oder von Ihrem Steuerbüro. Bleibt eine Rechnung 14 Tage nach Fälligkeit offen, wird der Zugang gesperrt und nach Zahlungseingang sofort wieder frei.

Das Steuerbüro-Panel

Konten vom Typ Steuerbüro melden sich auf derselben Startseite an und arbeiten im Steuerbüro-Panel. Dort betreuen Sie Ihre Firmen; Ihre eigene Firma (eigene Rechnungen) öffnen Sie über den Wechsel zum Arbeitsplatz. Weitere Konten Ihres Büros legen Sie in Ihrem eigenen Arbeitsplatz unter Benutzer mit der Rolle „Steuerbüro“ an.

Menü: Heute, Mandanten, Buchhaltung, Profile, Team, Unterlagen, Nachrichten, Preise, Rechnungen an Firmen, Abrechnung mit dem Betreiber, Partnerdaten, Marke. Unterlagen, Nachrichten, Rückfragen, Freigaben und Rundschreiben gehören zum Zusatz Dokumentenaustausch, den Sie mit dem Betreiber vereinbaren. Wie im Arbeitsplatz gleicht sich das Panel laufend ab: Zähler, Listen und Rechte sind immer aktuell.

Heute

Die Startseite des Panels zeigt, was heute zu tun ist: Nachrichten ohne Antwort (überfällige nach Ihrer Antwortzeit), neue Unterlagen, überfällige und bald fällige Anforderungen, Firmen, die Aufmerksamkeit brauchen, vollständig gemeldete Monate, beantwortete Rückfragen, offene Freigaben, Termine der nächsten 7 Tage, Firmen in Einrichtung und unbekannte Absender. Jede Zeile führt direkt an die richtige Stelle.

„Meine Firmen“ zeigt die Firmen, die Sie betreuen – und, solange Sie jemanden vertreten, auch dessen Firmen und Unterhaltungen; oben steht, wer heute abwesend ist. Einmal am Tag kommt das Wichtigste per E-Mail; die Uhrzeit (oder „aus“) wählen Sie unten auf der Seite.

Mandanten

Die Liste Ihrer Firmen mit Paket, Preis, Stand und der Spalte Hinweise – dringend (etwa gesperrt, offene Rechnung, Nachricht ohne Antwort), bald (Anforderung überfällig, Testzeitraum endet, lange nicht angemeldet) oder zur Info. Suche, Filter nach Merkmal und „braucht Aufmerksamkeit“, Sortierung nach Dringlichkeit. Offene Paket-Anfragen Ihrer Firmen entscheiden Sie oben in der Liste.

1. Neue Firma

   Der Assistent führt in sechs Schritten durch Firma, Profil (mit Preis), Rechnungen, Buchhaltung, Zugänge und Zusammenfassung. „Anlegen und einladen“ verschickt die Links für die Passwörter; „noch nicht einladen“ lässt die Firma „In Vorbereitung“.

2. Seite der Firma

   Reiter Akte (Stammdaten nur für Ihr Büro: Steuernummer, Finanzamt, Rechtsform, Wirtschaftsjahr, Umsatzsteuer-Rhythmus, Dauerfristverlängerung, Lohn, Monatsübergabe; Merkmale; wer im Team die Firma sieht), Notizen (intern, anheftbar), Verlauf (alles mit der Firma auf einer Zeitachse), Buchhaltung, Einstellungen und Profil.

3. Arbeitsplatz öffnen

   Öffnet den Arbeitsplatz der Firma mit allen Rechten – oder unter „Ansicht als“ so, wie ein bestimmtes Konto ihn sieht. Alles, was Sie dort tun, steht im Protokoll der Firma; „Zurück zum Steuerbüro“ führt ins Panel.

An der Firma verwalten Sie außerdem ihre Konten, Paket und Preis mit Rabatten und den Vertrag (Kündigung, Wiederaufnahme). Für viele Firmen auf einmal: Liste filtern, dann Betreuer für diese Firmen setzen.

Profile

Ein Profil bündelt Einstellungen für neue Firmen: Paket (mit Preis), Rechnungen und Texte, DATEV, Arbeitsplatz, Benachrichtigungen, monatliche Anforderungen und E-Mail-Adresse, Merkmale, Akte und Monatsübergabe, vorgeschlagene Konten sowie Dokumente, die neuen Firmen zur Freigabe vorgelegt werden. Leere Felder bedeuten „unverändert“; jede Änderung erhöht die Version. „Aus einer Firma übernehmen“ macht aus einer gut eingerichteten Firma ein Profil.

An der Firma zeigt „Vorschau“, was ein Profil ändern würde; Sie wählen die Bereiche. Auf Firmen anwenden tut das für viele Firmen auf einmal – mit der Zahl der Änderungen je Firma; Änderungen an Steuerart und Nummernkreis sind markiert, weil die Firma davon erfährt.

Buchhaltung

Monate

Firmen × sechs Monate mit Stand. Zellen (auch ganze Spalten) markieren und den Stand gemeinsam setzen; „Als vollständig gemeldet“ listet, was Firmen gemeldet haben. Laden Sie eine Auswertung mit Monat hoch, steht der Monat von selbst auf „Auswertung bereit“. Die Firma wird bei „Gebucht“ und „Auswertung bereit“ benachrichtigt.

Monatsübergabe

In der Akte ein Tag (1–28): an diesem Tag legt das System Buchungsstapel, DATEV-XML mit Belegen, CSV der Rechnungen und Zahlungen des Vormonats als ZIP in den Ordner der Firma. Auch „jetzt übergeben“ von Hand.

Rückfragen

Fragen zu Buchungen als Liste – von Hand oder aus einer CSV (Spalten zuordnen, Vorschau, bis 300 Posten). Sie sehen den Fortschritt, schließen Posten oder fragen nach; Erinnerungen gehen automatisch. Export als CSV.

Freigaben

Dokument aus einer Vorlage (mit Platzhaltern wie {Firma} und {Datum}) oder als PDF vorlegen, Personen und Modus (eine Person oder alle), Frist. Sie sehen, wer geöffnet und freigegeben hat; nach der Freigabe liegt das Protokoll mit Prüfsumme im Ordner der Firma. „Erinnern“, „Erneut vorlegen“, „Zurückziehen“.

Termine

Fristen aus den Stammdaten (Umsatzsteuer, Lohnsteuer – verschoben auf Arbeitstage) und eigene Termine für eine oder alle Firmen, auf Wunsch mit automatischer Anforderung einige Tage vorher. Ein Kalender-Link pro Konto bringt die Termine Ihrer Firmen in Ihren Kalender.

Unterlagen

Eingang

Neue Unterlagen aller Firmen, mit Filter nach Stand, Firma, Betreuer und Monat. Herunterladen (einzeln oder als ZIP) setzt „Abgeholt“; Rückfrage und „Erledigt“ auch für mehrere auf einmal.

Firmen

Zahlen je Firma, Betreuer (sie bekommen die E-Mails zur Firma) und Austausch je Firma an/aus. Der Ordner einer Firma zeigt beide Richtungen; dort senden Sie ihr Unterlagen, auf Wunsch „nur für Administratoren“ oder mit der Bitte um Bestätigung.

Anforderungen

Unterlagen bei einer, mehreren, allen Firmen oder Firmen mit einem Merkmal anfordern, mit Frist; „Jeden Monat wieder anfordern“ für Wiederkehrendes. Erinnerungen gehen automatisch. „Was fehlt?“ zeigt Firmen × Monate auf einen Blick.

Für alle Firmen

Ihre Bibliothek mit Merkblättern und Formularen, mit „gültig bis“, neuen Fassungen und der Liste, wer gelesen und bestätigt hat.

Oben steht der belegte Speicher; mehr Platz fragen Sie dort an. Der Austausch ist ein Übergabeweg, kein Archiv im Sinne der GoBD.

Nachrichten und Rundschreiben

Unterhaltungen

Alle Gespräche mit Ihren Firmen, mit Filter nach Stand, Firma, Betreuer und Zuständig (mir zugewiesen, ohne Zuständigen, überfällig). Jede Unterhaltung hat eine zuständige Person – zuerst den Betreuer – und lässt sich übernehmen oder mit Notiz übergeben.

Interne Notiz

Unter einer Unterhaltung „Interne Notiz“ wählen: nur für Ihr Team sichtbar, deutlich markiert; erwähnte Kolleginnen und Kollegen (angekreuzt oder „@Name“) bekommen eine E-Mail.

Textbausteine

Wiederkehrende Antworten, beim Schreiben einfügbar.

Adressen

E-Mail-Adressen je Firma für Unterlagen, auch mehrere mit Kategorie. Was dort ankommt, wird zur Nachricht, die Anhänge kommen in den Ordner. Alternativ ruft das System ein Postfach Ihres Büros ab.

Unbekannte Absender

E-Mails von Absendern, die weder Konto der Firma noch zugelassen sind: annehmen, immer erlauben oder verwerfen.

Rundschreiben

Eine Mitteilung an alle Firmen, an Firmen mit Merkmal oder an ausgewählte – mit bis zu fünf Anhängen, auf Wunsch mit Lesebestätigung und gleichzeitiger Anforderung von Unterlagen. Sie sehen, wer gelesen hat.

Team

Überblick

Alle Konten Ihres Büros: anwesend oder abwesend, Vertretung, betreute Firmen, offene und überfällige Unterhaltungen und wie viele Firmen ein Konto nicht sieht.

Abwesenheit

Von–bis, Vertretung und automatische Antwort (eigener Text mit {Name}, {bis}, {Vertretung}). Solange jemand fehlt, gehen E-Mails zu seinen Firmen auch an die Vertretung, und die Firmen sehen „abwesend bis …“. Eintragen können Sie auch für Kolleginnen und Kollegen.

Antwortzeit

1, 2, 3 oder 5 Arbeitstage. Danach gilt eine Nachricht als überfällig – in Nachrichten, unter Heute und in den Hinweisen der Firma. Auf Wunsch sehen die Firmen „Antwort in der Regel innerhalb von …“.

Übergeben …

Wenn jemand das Büro verlässt: betreute Firmen, Unterhaltungen, Vertretungen und Plätze in Zugriffslisten in einem Schritt an ein anderes Konto – auf Wunsch wird das Konto danach gesperrt.

Wer welche Firma sieht

Das entscheidet die Firma selbst (ihr Administrator unter „Benutzer“). Im Notfall ändern Sie es in der Akte der Firma mit Begründung; die Firma wird benachrichtigt.

Preise, Abrechnung und Marke

Preise

Ihre Preisliste für Ihre Firmen – Grundpaket, Module, Mengen und auf Wunsch der Dokumentenaustausch –, unabhängig von den Preisen des Betreibers. Rabatte setzen Sie je Firma unter „Paket und Preis“.

Rechnungen an Firmen

Einschalten, und Rechnungswerk stellt für jeden beginnenden Zeitraum eine E-Rechnung aus Ihrem Arbeitsplatz aus und schickt sie an die Firma. Die Seite zeigt Umsatz, Ihre Kosten, offene und überfällige Beträge je Firma; Zahlungen buchen Sie dort.

Abrechnung mit dem Betreiber

Ihre Rechnungen vom Betreiber mit PDF, XRechnung und offenem Betrag. Bleibt eine Rechnung offen, werden Ihre Firmen gesperrt; das Panel bleibt erreichbar.

Partnerdaten

Anschrift, Steuer- und Bankangaben Ihres Büros.

Marke (White-Label)

Als Zusatzoption arbeiten Sie und Ihre Firmen unter Ihrem Namen, mit Logo und Farbe – im Arbeitsplatz, im Panel und in den E-Mails. Auf Wunsch unter einer eigenen Domain Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

„Firmendaten unvollständig“

Beim Ausstellen fehlen Angaben. Administratoren ergänzen sie im angezeigten Fenster; andere wenden sich an ihre Administration.

Versand gesperrt

Die Prüfung ist nicht bestanden oder die Dateien fehlen. Unter „Validierung“ steht der Grund; „Erneut prüfen“ wiederholt die Prüfung.

E-Mail kommt nicht an

Steht an der Nachricht „Testmodus“, wurde nichts versendet. Sonst zeigt der Status, ob der Mailserver die Nachricht angenommen hat.

Falscher Betrag ausgestellt

Ganz falsch: stornieren und neu schreiben. Nur ein Teil: Rechnungskorrektur.

Eine Seite oder Schaltfläche fehlt

Ihre Rolle oder Ihr Paket enthält sie nicht. Administratoren sehen unter „Abonnement“, was das Paket umfasst.

„Zugriff geändert“ erscheint

Ihre Anmeldung ist abgelaufen, Ihr Konto wurde gesperrt oder – im Steuerbüro – die Firma hat den Zugriff auf ausgewählte Personen beschränkt. Sie werden an die richtige Stelle weitergeleitet.

Ich sehe eine Firma meines Büros nicht

Die Firma hat festgelegt, dass nur ausgewählte Personen Ihres Büros sie sehen. Unter Team steht, wie viele Firmen ein Konto nicht sieht.

Rechnung aus einem anderen System

Fremde Systeme liefern Rechnungen über die Schnittstelle ein. Die API-Dokumentation beschreibt den Weg; den Schlüssel erstellt ein Administrator unter „API-Schlüssel“.